Lễ tân là gì? có nên làm lễ tân khách sạn?

Dù làm việc tại vị trí nhân viên lễ tân trong khách sạn nhưng đôi khi bạn cũng vẫn thắc mắc: lễ tân là gì? Lễ tân là làm gì? Có nên làm lễ tân khách sạn?”. Bài viết dưới đây của Hoteljob.vn sẽ cùng bạn đi tìm lời giải cho những thắc mắc trên.

lễ tân là gì

Bạn có biết lễ tân là gì? (Nguồn: Internet)

Lễ tân được xem như “bộ mặt” của khách sạn, giữ vai trò quan trọng giúp khách sạn tạo ấn tượng đầu tiên với khách hàng. Vậy lễ tân là gì? Lễ tân là làm gì? Có nên làm lễ tân khách sạn?

Lễ tân là gì?

Lễ tân, lễ tân khách sạn hay nhân viên lễ tân là những người làm việc tại bộ phận tiền sảnh trong khách sạn; có nhiệm vụ trả lời điện thoại, tiếp nhận và cung cấp thông tin, giải quyết những yêu cầu của khách, chào đón và làm các thủ tục nhận/ trả buồng cho khách theo yêu cầu,… Lễ tân thường là người đầu tiên tiếp xúc và làm việc với khách hàng, đảm bảo gây ấn tượng ban đầu tốt đẹp cho khách sạn, quyết định sự thành công trong giới thiệu, quảng bá hình ảnh thương hiệu khách sạn, thu hút khách hàng tiềm năng và giữ chân khách hàng trung thành.

lễ tân là gì

Lễ tân là gì? – Lễ tân là những người làm việc tại bộ phận tiền sảnh, thực hiện các công việc theo yêu cầu nhằm mang lại sự hài lòng cho khách hàng (Nguồn: Internet)

Theo từ điển Việt – Anh, lễ tân khách sạn tiếng anh là Hotel Receptionist.  

Tham khảo thêm: Kịch bản mẫu quy trình nhận đặt phòng khách sạn qua điện thoại 

Lễ tân là làm gì?

Công việc của lễ tân khách sạn thường được chia theo ca (ca sáng – ca chiều – ca đêm) và được thực hiện theo quy trình chuẩn của khách sạn qua 4 giai đoạn chính là: giai đoạn trước khi khách đến khách sạn – giai đoạn khách đến và làm thủ tục nhận phòng (check-in) – giai đoạn khách lưu trú tại khách sạn – giai đoạn khách làm thủ tục check-out, thanh toán và rời khách sạn.

Nhìn chung, công việc chính trong ca làm việc của lễ tân khách sạn sẽ xoay quanh việc đón tiếp khách – thực hiện thủ tục check-in, check-out, thanh toán cho khách – tư vấn dịch vụ và giải đáp những thắc mắc cho khách nếu có – tiếp nhận các cuộc gọi đặt phòng – tiếp nhận yêu cầu của khách và chuyển đến các bộ phận liên quan – giải quyết những tình huống than phiền, phàn nàn của khách trong phạm vi quyền hạn…

Có nên làm lễ tân khách sạn?

Để trả lời cho câu hỏi “Có nên làm lễ tân khách sạn?” hay không, Hoteljob.vn mời bạn đi tìm những lý do bạn nên chọn nghề lễ tân khách sạn!

♦ Công việc đa dạng, không giới hạn nhiệm vụ cụ thể

Công việc lễ tân không chỉ dừng lại ở trực điện thoại, làm thủ tục check-in, check-out cho khách, … nhân viên lễ tân hàng ngày phải luôn trong tâm thế sẵn sàng tiếp nhận và xử lý mọi vấn đề phát sinh, lời phàn nàn hay góp ý từ khách về chất lượng dịch vụ tại khách sạn một cách chuyên nghiệp, khéo léo và hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, lễ tân đôi khi cũng được khách nhờ giúp những công việc khác như: đặt nhà hàng ăn, mua vé tham quan, bắt taxi, sắp xếp tour du lịch,… công việc vô cùng đa dạng, không giới hạn một nhiệm vụ cụ thể, từ đó có thể học hỏi được nhiều điều thú vị, bổ ích có thể sẽ dùng đến trong tương lai.

lễ tân là gì

Hiểu được thuật ngữ lễ tân là gì bạn sẽ thấy công việc của lễ tân là vô cùng đa dạng (Nguồn: Internet)

♦ Nhiều cơ hội thăng tiến

Lễ tân là công việc phù hợp nhất để bắt đầu với nghề khách sạn. Đây cũng là bộ phận có cơ hội thăng tiến khá nhanh và hấp dẫn: từ nhân viên lễ tân, khi đã trau dồi và tích lũy đầy đủ các kỹ năng cần thiết qua các năm, không ngừng học hỏi để đáp ứng ngày một tốt hơn yêu cầu của cấp trên, nhu cầu của khách hàng, bạn hoàn toàn có thể phát triển lên thành Giám sát Lễ tânTrưởng bộ phận Lễ tân – Phó Tổng Giám đốc – Tổng Giám đốc. Ngoài ra, lễ tân cũng có thể xin điều chuyển qua những bộ phận khác trong khách sạn nếu muốn.

♦ Mở rộng các mối quan hệ xã hội

Việc hàng ngày tiếp xúc với nhiều đối tượng khách hàng đến từ nhiều nơi cả trong và ngoài nước giúp lễ tân mở rộng đáng kể các mối quan hệ xã hội, từ đó, có cơ hội tìm hiểu được nhiều nét đặc trưng văn hóa, tâm lý khách hàng, rèn luyện khả năng giao tiếp ngoại ngữ cũng như nhu cầu sử dụng dịch vụ của từng vùng miền, giúp quá trình tư vấn và bán dịch vụ được thuyết phục và đạt hiệu quả hơn. Ngoài ra, lễ tân khách sạn cũng thường xuyên được các cửa hàng tạp hóa, nhà hàng, quầy lưu niệm, tiệm spa,… mời đến trải nghiệm, tham quan và đề nghị giới thiệu sản phẩm của họ đến khách lưu trú.

lễ tân là gì

Không chỉ có nhiều cơ hội thăng tiến trong nghề nghiệp, lễ tân khách sạn còn được mở rộng các mối quan hệ xã hội khác (Nguồn: Internet)

♦ Mức lương hấp dẫn

Tùy thuộc vào quy mô khách sạn, tính chất và khối lượng công việc ở mỗi nơi mà quy định mức lương tương ứng cho nhân viên lễ tân. Nhìn chung, lương lễ tân không quá cao nhưng lại khá hấp dẫn, dao động trong khoảng từ 5 – 10 triệu đồng/ tháng. Ngoài mức lương cơ bản, các chế độ đãi ngộ theo quy định, lễ tân còn được hưởng các khoản chia service charge (phí dịch vụ). Mức service charge thường khoảng từ 5-10% tổng giá trị (tiền dịch vụ) khách đã sử dụng.

♦ Nhu cầu tuyển dụng cao

Lễ tân là một trong những ngành nghề có nhu cầu tuyển dụng cao nhất hiện nay, nhất là trên các website chuyên ngành khách sạn như Hoteljob.vn. Dạo một vòng qua Hoteljob.vn, bạn sẽ thấy hàng trăm tin tuyển dụng lễ tân từ cấp nhân viên đến cấp quản lý với từng yêu cầu công việc và mức lương thỏa thuận tương ứng.

lễ tân là gì

Lễ tân hiện là một trong những ngành nghề có nhu cầu tuyển dụng cao nhất hiện nay (Nguồn: Internet)

Hy vọng những thông tin mà Hoteljob.vn chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc cho Lễ tân là gì? Lễ tân là làm gì? Có nên làm lễ tân khách sạn? Từ đó, định hình được mức độ phù hợp với nghề, nhu cầu của xã hội cũng như khả năng đáp ứng yêu cầu công việc để có thể ứng tuyển vào những vị trí tương ứng trong ngành Nhà hàng – Khách sạn.

​Ms. Smile


Nghiệp vụ lễ tân – Đẹp từ cái nhìn đầu tiên – Tập đoàn A25 Hotel


Nhân viên lễ tân được xem như là hình ảnh đại diện cho mỗi khách sạn. Vì thế mà nhân viên đảm nhiệm vị trí này phải thực sự thành thạo nghiệp vụ lễ tân khách sạn.
Với những nhân viên lễ tân có tác phong làm việc chuyên nghiệp thì cơ hội việc làm và thăng tiến trong nghề là rất lớn. Khi đã có đủ những kinh nghiệm làm việc cần thiết, nhân viên lễ tân có thể thăng tiến lên làm các vị trí: giám sát lễ tân, trưởng bộ phận lễ tân, giám đốc lễ tân…
Để tạo được ấn tượng tốt với khách hàng, nhân viên lễ tân cần:
Luôn tươi cười khi chào đón, trò chuyện với khách, dù là khi giao tiếp qua điện thoại hay nói chuyện trực tiếp với khách hàng. Tất nhiên là nhân viên lễ tân phải biết tươi cười đúng lúc. Khi khách hàng nổi nóng, tức giận thì lễ tân khách sạn cần có cách ứng xử phù hợp, việc tươi cười lúc này chẳng khác nào chế giễu khách hàng.
Có thái độ làm việc tích cực. Nhân viên lễ tân phải cần có cách cư xử hòa nhã, thân thiện và kiên nhẫn khi giải quyết các tình huống khó xử cho khách hàng.
Biết cách lắng nghe khách hàng. Điều này sẽ giúp nhân viên lễ tân giải quyết chính tốt nhất những yêu cầu của khách vừa thể hiện sự tôn trọng khách hàng.
♦ Chuẩn bị trước khi đón khách
Dựa vào bản danh sách đặt phòng mà bộ phận đặt phòng chuyển qua, nhân viên lễ tân nắm những thông tin của khách để tiện cho việc đón khách.
Kiểm tra lại với bộ phận Housekeeping để chắc rằng phòng đã được dọn sạch.
♦ Check in cho khách
Chào khách.
Nếu khách đã đặt phòng thì hỏi tên khách, tên công ty, người đặt cho khách và xác nhận lại trên máy tính. Nếu khách có trong danh sách đặt phòng thì nhắc lại những thông tin về thời gian lưu trú, các dịch vụ mà khách đã đặt, đặt tour… để khách xác nhận lại. Còn nếu không có tên khách trong danh sách thì báo lại với bộ phận đặt phòng để xử lý.
Với khách chưa đặt phòng thì giới thiệu những phòng còn trống để khách lựa chọn.
Làm thủ tục check in:
Đối với khách Việt, xin chứng minh nhân dân của khách và yêu cầu khách đặt cọc hoặc thanh toán hết tiền phòng. Nếu do công ty đặt phòng thì khách có thể thanh toán tiền phòng khi khách làm thủ tục check out.
Đối với khách nước ngoài, nhân viên lễ tân hỏi mượn Passport của khách. Sau khi đã lấy đầy đủ những thông tin cần thiết, nếu khách được công ty đặt phòng thì trả lại Passport để khách tiện đi lại vì khách có thể thanh toán khi check out. Còn với trường hợp khách tự thanh toán thì yêu cầu khách đặt cọc hoặc thanh toán tiền phòng rồi sau đó trả lại Passport, nếu khách chưa thanh toán thì giữ lại Passport.
Khi nhận Passport hoặc chứng minh nhân dân của khách xếp theo thứ tự phòng hoặc có những đánh dấu cần thiết để tránh trả nhầm hoặc quên trả cho khách.
Hướng dẫn khách ký vào mẫu đăng ký để xác nhận là khách có ở tại khách sạn.
Nhắc khách về thời gian ăn sáng, các dịch vụ của khách sạn và giao chìa khóa phòng cho Bellman để dẫn khách lên phòng.
Làm thủ tục checkin trên máy và hoàn tất hồ sơ của khách.
♦ Khai báo tạm trú cho khách
Sau khi đã check in khách xong, lễ tân nhập những thông tin cần thiết của khách vào phần mềm tạm trú. Đến khoảng 21h, nhân viên lễ tân ca đêm in ra danh sách khách lưu trú trong ngày, kiểm tra lại có bao nhiêu khách nước ngoài, có bao nhiêu khách Việt, bao nhiêu vợ chồng, khách nam, khách nữ, tổng khách lưu trú để khai báo tạm trú cho khách.
♦ Tư vấn, giới thiệu khách sử dụng những dịch vụ của khách sạn và cung cấp cho khách những thông tin cần thiết.
♦ Phối hợp với các bộ phận liên quan giải quyết các phàn nàn của khách trong thời gian lưu trú tại khách sạn.
♦ Check out cho khách
Khi trả phòng, khách sẽ giao lại chìa khóa phòng cho lễ tân.
Lễ tân liên hệ với bộ phận buồng phòng để kiểm tra khách có dùng gì trong mini bar không. Nếu khách có dùng thì ghi vào cột ghi chú trong danh sách check out và nhập số tiền vào máy. Xác nhận lại những dịch vụ mà khách đã sử dụng trong thời gian lưu trú tại khách sạn.
In hóa đơn, thông báo số tiền cần thanh toán cho và nhận tiền của khách.
Trả lại chứng minh nhân dân hoặc Passport cho khách và chào khách ra về.
♦ Các lưu ý:
Không nhận những đồ gửi của khách không lưu trú tại khách sạn.
Không nên nhận tiền hoặc những đồ quý hiếm của khách.
Với những khách lưu trú, muốn gửi những tài liệu, đồ đạc nhỏ… nhân viên lễ tân phải kiểm tra kỹ càng rồi bỏ đồ cần gửi vào phong bì và niêm phong ngay trước mặt khách. Yêu cầu khách ký vào phần giáp ranh dùng để mở phong bì và dùng băng dính dán lại. Sau đó, lễ tân điền đầy đủ những thông tin vào phiếu giao nhận đồ, ký 2 chữ ký và yêu cầu khách cũng ký 2 lần và cắt phiếu làm 2, mỗi bên giữ một nửa. Đồ khách gửi được để trong két an toàn.
Khi khách quay lại lấy đồ thì yêu cầu nhận lại 1 nửa phiếu giao nhận của khách.
Website: http://a25hotel.com
Fanpage: http://facebook.com/a25hotel

Xem thêm :  Hình ảnh con cào cào châu chấu, tất tần tật về con cào cào, châu chấu